DIVISIÓN JURIDICA Al contestar refiérase al oficio No. 01699 22 de febrero, 2010 DJ-0670 Licenciado Cristian Sánchez Coto Asesoría Legal Dirección General del Archivo Nacional Estimado señor: Asunto: Se refrenda el contrato suscrito entre el Archivo Nacional y Paneltech S.A. para suministro e instalación de estantería móvil (Licitación Pública 2009LN-000002-0300) Nos referimos al oficio AL-32-2010 del 3 de febrero de 2010, relacionado con el documento de la referencia, suscrito el día 22 de enero de 2010, con un monto de $91.030, 5 y un plazo de entrega de 25 días naturales. Con vista el expediente, se verificó la firmeza del acto de adjudicación, según el acuerdo de la sesión No. 21-2009 del 4 de noviembre de 2009 (folio 249) y la publicación en la Gaceta No. 233 del 1 de diciembre de 2009. Por disposición del artículo 8 del Reglamento de Refrendos, se tiene por acreditado lo siguiente: 1- Consta al folio 269 certificación de contenido presupuestario para hacer frente a las obligaciones derivadas del contrato, por un monto de ¢59.598.958,28 2- El contratista rindió la garantía de cumplimiento por monto de $4.551, 53 según el folio 264del expediente administrativo; y se encontraba al día en sus obligaciones con la Caja Costarricense del Seguro Social a la fecha de suscripción del contrato, con vista al folio 271 del expediente administrativo. 3- Se cancelaron especies fiscales por un monto de ¢134.936, 00o que se evidencia en el folio recibo adjunto al contrato. Se le aclara que al folio No. 272 del expediente se ubica una certificación notarial sobre la representación legal del Archivo Nacional en cabeza de doña Sandra Quirós Bonilla, la cual no es necesaria para efectos de refrendo, pues es suficiente con hacer mención a la resolución de nombramiento de esta funcionaria en el texto del contrato o en el mismo expediente, sin tener que incurrir en gastos por certificaciones notaria ...

PAGE 2 Licda. Guiselle Mora Durán 19 de junio, 2007 DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA Al contestar refiérase al oficio No. 06368 19 de junio, 2007 DCA-2036 Licenciada Guiselle Mora Durán Asesora Legal Dirección General de Archivo Nacional Zapote, detrás del Registro Nacional Estimada señora: Asunto: Se aprueba el segundo addendum al contrato suscrito entre la Junta Administrativa del Archivo Nacional y Construcciones Peñaranda S. A. para la construcción del cuarto depósito de archivo intermedio y readecuación de área de trabajo entre los depósitos 2 y 3 (Licitación Pública 02-2006). Nos referimos a su oficio AL-93-2007 del 30 de mayo de 2007, donde solicita el refrendo del documento de la cita, cuyo propósito es extender el plazo en 60 días. I.-Antecedentes 1- El contrato de obra, por un monto de ¢78.615.560,97 y un plazo de ejecución de seis meses contados a partir de la orden de inicio, fue refrendado el 6 de noviembre de 2006.(ver folios 969 a 979) 2- Según el folio 1005 del expediente, el 8 de diciembre de 2006 se giró la orden de inicio. 3- En una reunión celebrada en el sitio de las obras el 19 de diciembre de 2006, entre la empresa encargada de la inspección Dysa Diseños y Proyectos S.A: y la contratista, se determinó la necesidad de despalar y transplantar árboles en la zona de construcción. (ver folio 1007) 4- El 21 de diciembre de 2006 el contratista dió a conocer su cotización para el traslado y despale de árboles del área que abarca el proyecto, obra por realizar que hasta ahora desconocía, siendo por ello una extra al contrato original. (ver folio 1007) 5- El 17 de enero de 2007, la Junta Administrativa acordó encargar al adjudicatario trabajos de transplante de árboles por ¢650.000,00. (ver folio 1011) 6- El 19 de marzo se modificó el precio del contrato, para incorporar el pago por despale y traslado de árboles (folio 1044 a 1046). 7- El 27 de marzo de 2007 el ...

PAGE 2 Giselle Mora Durán 6 de noviembre, 2006 DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA Al contestar refiérase al oficio No. 15465 6 de noviembre, 2006 DCA-3492 Señora Giselle Mora Durán Asesora Legal Dirección General del Archivo Nacional Zapote, detrás del Registro Nacional Estimada señora: Asunto: Se aprueba contrato suscrito entre la Dirección General del Archivo Nacional y Construcciones Peñaranda S.A. (Licitación Pública No. 2-2006). Damos respuesta a su oficio AL-141-2006 del 2de octubre de 2006 en el que solicita el refrendo del contrato de la referencia para la construcción del depósito IV y readecuación del área de trabajo entre los depósitos de archivo intermedio III y IV, edificio del Archivo Nacional. Luego de la revisión del caso, lo remitimos debidamente aprobado, bajo las siguientes condiciones: 1- Modificaciones al contrato Las eventuales modificaciones al contrato deben formalizarse vía addendum, caso en el que debe valorarse si debe someterse a referendo contralor, según el Reglamento de Contratos, en especial sus artículos Nos. 4 y 9. 2- Rescisión y resolución del contrato En cuanto a la posibilidad de resolver el contrato, esta debe ejercerse en apego al artículo 12 de la Ley de Contratación Administrativa y 13 del Reglamento General de Contratación Administrativa. Por otra parte, la posible cesión mencionada en la cláusula décima tercera, no es viable en razón de que ante un incumplimiento contractual lo que se impone es iniciar el procedimiento de resolución, sin perjuicio, claro está, de acudir de inmediato a un procedimiento excepcional de contratación directa, autorizado por esta Contraloría General. 3- Reajustes de Precios Para facilitar el cálculo de los reajustes de precios se condiciona la aplicación de la fórmula a que, de previo a girar la respectiva orden de inicio, se obtenga del contratista, para cada actividad del programa de trabajo, ...

DIVISIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE AUTORIZACIONES Y APROBACIONES Al contestar refiérase al oficio No. 00014 03 de enero, 2006 DI-AA-0002 Licenciada Giselle Mora Durán Asesora Legal Dirección General del Archivo Nacional Zapote, detrás del Registro Nacional Estimada señora: Asunto: Addendum No.1 del Contrato suscrito entre la Junta Administradora del Archivo Nacional y la empresa Vigilancia Tecnificada de Costa Rica S.A. Se da respuesta a su Oficio AL-200-2005, mediante el cual se somete a la consideración de esta Unidad - a efectos de otorgar el refrendo constitucional - el Addedum No. 1 del Contrato para la prestación de servicios de vigilancia que fue suscrito entre la Junta Administradora del Archivo Nacional y la compañía Vigilancia Tecnificada de Costa Rica S.A. Realizado el análisis de rigor, se concede el refrendo de mérito al Addendum de marras, aprobación que se condiciona a lo siguiente: i) Existencia de contenido presupuestario según certificación extendida por el Sr. Randall Trejos Chaves, en su condición de profesional presupuestal de ese Archivo, y ii) Requerir al Contratista ampliar de la vigencia de la garantía de cumplimiento, tal y como se compromete esa Junta a través del Oficio AL-200-2005. Atentamente, Licda. Carolina Cubero Fernández Fiscalizadora Asociada Anexo: Cuatro fólderes CCF/lmu ci Archivo Central Ni: 29416, 2004006055-3 ( Contratos ] ...

PAGE 2 Giselle Mora Durán 27 de octubre, 2005 DIVISIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE AUTORIZACIONES Y APROBACIONES Al contestar refiérase al oficio No. 13675 27 de octubre, 2005 DI-AA-2559 Licenciada Giselle Mora Durán Asesora Legal Dirección General del Archivo Nacional Zapote, detrás del Registro Nacional Estimada señora: Asunto: Se requiere el refrendo del Addendum No.1 al Contrato suscrito entre la Junta Administradora del Archivo Nacional y la empresa Vigilancia Tecnificada de Costa Rica S.A., cuyo objeto es la prestación de servicios de vigilancia de instalaciones (bienes muebles e inmuebles) del Archivo Nacional. Se da respuesta a su Oficio AL-149-2005, mediante el cual se somete a la consideración de esta Unidad - a efectos de otorgar el refrendo constitucional - el Addedum No. del Contrato para la prestación de servicios de vigilancia que fue suscrito entre la Junta Administradora del Archivo Nacional y la compañía Vigilancia Tecnificada de Costa Rica S.A. Realizado el análisis de rigor, se devuelve sin la aprobación el Addendum de marras en virtud de la razón que de seguido se expone: · Moneda empleada en el Addendum El documento que se somete a estudio y eventual aprobación del Ente Contralor tiene como objeto modificar el objeto del contrato principal, así como el precio y la moneda pactada. De conformidad con el folio 301 del expediente administrativo, la empresa Vigilancia Tecnificada de Costa Rica S.A., presentó su oferta en dólares, misma moneda en la se pactó el Acuerdo Principal. En la presente gestión se observa que mediante el Addendum se varió la moneda inicialmente empleada, situación contraria a lo preceptuado por la Ley de Contratación Administrativa, su Reglamento y la jurisprudencia dictada por esta Contraloría General , la cual ha indicado que el acto de adjudicación y el contrato deben siempre ajustarse a la moneda real coti ...

1 2 Giselle Mora Durán 26 de octubre, 2004 DIVISIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE AUTORIZACIONES Y APROBACIONES Al contestar refiérase al oficio No. 13084 26 de octubre, 2004 DI-AA-2420 Licenciada Giselle Mora Durán Asesora Legal Dirección General del Archivo Nacional Zapote, detrás del Registro Nacional Estimada señora: Asunto: Se requiere el refrendo al Contrato suscrito entre la Junta Administradora del Archivo Nacional y la empresa Vigilancia Tecnificada de Costa Rica S.A., cuyo objeto es la prestación de servicios de vigilancia de instalaciones (bienes muebles e inmuebles) del Archivo Nacional. Se da respuesta a sus Oficios AL-153-2004 y AL-181-2004, presentados ante esta Contraloría General los días 16 de setiembre y 25 de octubre de los corrientes, respectivamente, mediante los cuales se somete a la consideración de esta Unidad - a efectos de otorgar el refrendo constitucional - el Contrato para la prestación de servicios de vigilancia por parte de la compañía Vigilancia Tecnificada de Costa Rica S.A., a favor de las instalaciones (bienes muebles e inmuebles) del Archivo Nacional. Realizado el análisis de los documentos remitidos, se procede a otorgar la aprobación requerida al Contrato de marras, misma que se condiciona al cumplimiento de las siguientes observaciones: 1. Sobre la póliza de responsabilidad civil exigida al Contratista De conformidad con el nueve del Cartel, “el contratista deberá responder por los daños que ocasione en su labor cualquier funcionario de la empresa, en las instalaciones, equipo, mobiliario y objetos de valor, áreas verdes, plantas y demás pertenencias de la Institución”. Para cumplir con la obligación referida, se indica en el pliego cartelario que “el contratista se obliga a suscribir una póliza de responsabilidad civil a favor de la institución, por un monto de un millón de colones (¢ 1.000.000,00), ...

1 2 DIVISIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE AUTORIZACIONES Y APROBACIONES Al contestar refiérase al oficio No. 05488 24 de mayo, 2004 DI-AA-1071 Señora Giselle Mora Durán Asesora Legal Dirección General de Archivo Nacional Estimada señora: Asunto: Contrato de Suministros e Instalación de estantería móvil, suscrito por La Junta Administrativa del Archivo Nacional y Archivos Rodantes Cuatro Mil S.A. Se da respuesta a su oficio AL-53-2004 del 29 de abril del presente año, mediante el cual se somete a consideración de esta Unidad -a efectos de otorgar el refrendo constitucional- el contrato No. 6-2004 de Suministros e Instalación de estantería móvil, suscrito por La Junta Administrativa del Archivo Nacional y Archivos Rodantes Cuatro Mil S.A. Una vez realizado el estudio de rigor, se otorga al documento de mérito el refrendo contralor. Esta aprobación se concede con vista en la certificación de contenido presupuestario emitida por el señor Danilo Sanabria Vargas, Jefe del Departamento Administrativo Financiero de dicha institución, quedando el contenido económico para hacerle frente a la presente negociación bajo exclusiva responsabilidad de esa Administración. Atentamente, Licda. Ana Paula Hernández Cordero Fiscalizadora Asociada APHC/lmu ci Archivo Central Anexo: Tres expedientes y un contrato original. Ni: 8652 Contratos 2004002686 ] ...